Gần như mọi người trong chúng ta đều muốn làm cho ngày làm việc của mình hiệu quả hơn và có ý nghĩa hơn, và họ chỉ có thể biến nó thành hiện thực nếu như biết cách sử dụng đúng các chiến lược quản lý thời gian.
Tôi từng nghe được câu: Không có người nào đủ giàu có để mua được quá khứ của chính mình. Chính vì vậy, tôi nghĩ thời gian là tài nguyên quý giá nhất mà bất kỳ cá nhân hay công ty nào có.
Chúng ta đều biết, thời gian là thứ duy nhất nếu mất đi sẽ không bao giờ quay trở lại nữa, trân trọng và làm những điều ý nghĩa mỗi ngày sẽ giúp bạn không phải hối tiếc nhiều về sau.
Vậy làm thế nào để quản lý thời gian thông minh hơn? Đọc bài bên dưới nhé.
Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?
Quản lý thời gian là sử dụng các giờ trong ngày làm việc của bạn để phát huy hết tác dụng của bạn. Điều này có nghĩa là tối ưu hóa lượng thời gian trong một ngày để làm việc hiệu quả nhất có thể. Nói một cách đơn giản, đó là hoàn thành nhiều công việc hơn, chất lượng tốt hơn, trong thời gian ngắn hơn. Đó là điều phối các trách nhiệm của bạn để tối đa hóa hiệu quả và năng suất của bạn.
Quản lý thời gian không chỉ giúp đảm bảo cuộc sống và công việc của bạn một cách hiệu quả mà còn tạo ra sự cân bằng tuyệt vời giữa công việc và cuộc sống, giúp bạn hạnh phúc và hài lòng hơn vì bạn sẽ có đủ năng suất để làm việc và tận hưởng thời gian rảnh rỗi một cách dễ dàng hơn.
Quản lý thời gian để làm việc thông minh và hiệu quả hơn
Bạn có biết một đặc điểm quan trọng, thường thấy ở những người thành công là gì không? Ngoài ý chí, ngoài nỗ lực không ngừng nghỉ, kỹ năng quan trọng mà một người thành công có là họ biết quản lý thời gian một cách thông minh. Phí phạm thời gian cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ làm việc kém hiệu quả hơn, làm được ít việc hơn và lúc thì rảnh rang, lúc lại bận rộn.
Thời gian vốn thường được ví là kho báu quý giá vì một đi không trở lại. Ai cũng được ban cho khoảng thời gian như nhau với một ngày 24 tiếng, một tuần có 7 ngày,… Sự khác nhau chỉ nằm ở cách bạn sử dụng thời gian mỗi ngày của mình như thế nào. Đó cũng chính là điểm mấu chốt quyết định bạn sẽ vượt qua người khác hay không, về đích trước hay tụt lùi phía sau. Chạy đua với thời gian, quản lý thời gian thông minh, tận dụng từng giây từng phút sẽ giúp tối ưu khả năng làm việc của bản thân và tiến gần hơn tới sự thành công.
Ngoài ra, quản lý thời gian thông minh nó cũng sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng nữa đấy.
Các cách để quản lý thời gian thông minh và hiệu quả
Đặt mục tiêu SMART
Có một mẹo đơn giản để biến ước mơ của bạn thành hiện thực dễ dàng và nhanh chóng hơn mà không tốn nhiều thời gian hay công sức: Viết ra mục tiêu.
Khi chúng ta viết ra các mục tiêu của mình, chúng ta có nhiều khả năng đạt được chúng hơn.
Mục tiêu SMART là một cách tuyệt vời để thêm một số cấu trúc vào chiến lược quản lý thời gian cá nhân của bạn. Các mục tiêu SMART đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được các mục tiêu đã đặt ra vì chúng đã được tính toán và suy nghĩ kỹ càng.
Nếu bạn muốn quản lý thời gian tốt hơn, đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình để đảm bảo rằng mọi mục trong danh sách việc cần làm của bạn đều là mục tiêu SMART
- S – Specific (Cụ thể): tôi muốn đạt được điều gì?
- M – Measurable (Có thể đo lường): làm thế nào tôi biết được khi nào nó được hoàn thành?
- A – Atainable (Khả thi): mục tiêu này thực tế đến mức nào, dựa trên khối lượng công việc và nguồn lực nào?
- R – Realistic (Thực tế): điều này có phù hợp với các ưu tiên tổng thể của chúng ta không?
- T – Time bound (Khung thời gian): khi nào bạn sẽ hoàn thành mục tiêu đó?
Xem thêm: Tuyệt Chiêu Để Thiết Lập Mục Tiêu SMART Hiệu Quả
Đặt mức độ ưu tiên
Đôi khi một danh sách những việc bạn cần làm có vẻ quá tải. Để dễ quản lý, tốt hơn bạn nên chia danh sách việc cần làm của mình thành nhiều phần nhỏ hơn. Việc thiết lập các ưu tiên rõ ràng sẽ giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp và nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng.
Để phân biệt các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp khỏi danh sách việc cần làm, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của bạn thành bốn loại:
- Quan trọng và khẩn cấp – đây là những công việc bạn nên làm trước tiên
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp – những công việc bạn có thể lên lịch để thực hiện sau
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp – nếu có thể, bạn có thể ủy quyền những nhiệm vụ này
- Không quan trọng và không khẩn cấp – bạn có thể bỏ qua các nhiệm vụ thuộc danh mục này
Sau khi sắp xếp các nhiệm vụ bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra những công việc thực sự quan trọng cần bạn làm trước, vì vậy bạn có thể phân chia đều thời gian cho từng công việc.
Nguyên tắc 80/20
Nguyên lý Pareto hay còn gọi là nguyên tắc 80/20 chỉ ra 80% kết quả đạt được liên quan tới 20% nỗ lực của chúng ta. Điều này có nghĩa cứ 10 nhiệm vụ bạn có, thì chỉ 2 nhiệm vụ mang lại sự hiệu quả. Vậy nên 2 nhiệm vụ đó chính là thứ ta phải tập trung vào.
Lập danh sách 10 việc quan trọng mà bạn phải làm theo thứ tự. Tập trung 2 điều đầu tiên trong danh sách trong suốt cả ngày, ngay cả khi bạn không hoàn thành hết danh sách đó nhưng ít nhất bạn đã hoàn thành công việc quan trọng nhất.
Bắt đầu thực hiện ngay
Hầu như chúng ta bị đều bị cản trở bởi sự trì hoãn. Nếu trì hoãn bạn sẽ không đảm bảo được rằng các công việc sẽ hoàn thành đúng hạn. Mỗi người thường có tư tưởng trì hoãn cho đến khi cảm thấy gấp rút thì mới bắt đầu làm. Điều đó sẽ gây căng thẳng nghiêm trọng trong quá trình xử lý công việc.
Tại sao bạn không bắt đầu ngay để hoàn thành công việc trước thời hạn, khi đó bạn sẽ có thêm thời gian để kiểm tra lại và còn hoàn thành sớm so với deadline, dư thời gian để bạn có thể làm những việc cá nhân, thư giãn.
Học cách nói “không”
Học cách nói không có vẻ không phải là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian rõ ràng nhất, nhưng một khi bạn bắt đầu thực hiện, bạn sẽ nhận ra mình đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian để giải quyết công việc của mình.
Biết giới hạn của bạn khi nói đến khối lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một khung thời gian nhất định là rất quan trọng để không chỉ thực hiện những gì bạn đã cam kết. Nó cũng giúp tránh căng thẳng liên quan đến công việc và cuối cùng là cảm thấy kiệt sức .
Nói không không có nghĩa là nói không với tất cả mọi thứ. Thay vào đó nó giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ lại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc quan trọng. Một khi bạn biết những nhiệm vụ nào là quan trọng, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ không còn lãng phí thời gian ngồi trong các cuộc họp mà bạn không cần thiết phải tham gia hoặc thực hiện một nhiệm vụ không thực sự liên quan đến công việc của bạn.
Tổng kết mỗi ngày
Mỗi ngày bạn sẽ dành thời gian để tổng kết lại công việc của bạn, điều này sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt ở đâu và những việc còn phải làm.
Vào cuối ngày, hãy xem danh sách các công việc của bạn và kiểm tra các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành. Xem những công việc nào bạn đã cố gắng hoàn thành tốt để có động lực cho ngày hôm sau.
Nếu vẫn còn nhiệm vụ chưa được giải quyết trong danh sách các công việc của bạn, hãy tự hỏi bản thân tại sao bạn chưa hoàn thành chúng và tìm giải pháp cho điều đó. Có thể chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn?
Thiết lập thói quen mỗi buổi sáng
Việc hình thành các thói quen vào buổi sáng có sức mạnh phục hồi thời gian lãng phí và lấy lại năng lượng cho bạn. Bằng việc lên kế hoạch sẽ khiến bạn làm việc hiệu quả, nhanh chóng và tạo động lực cho bạn nguyên một ngày.
Thói quen sáng sớm không nhất thiết bạn phải chạy bộ trước khi mặt trời xuống. Bạn chỉ việc dành một chút thời gian lên kế hoạch có thể giúp bạn tái tạo năng lượng vào buổi sáng và liên tục lặp lại nó đến khi nào nó trở thành thói quen.
Ngủ đủ 7-8 giờ mỗi ngày
Bạn cần ngủ đủ 7-8 giờ mỗi ngày để đảm bảo cơ thể được nghỉ ngơi và trí óc được làm việc tối ưu. Chỉ có bạn mới hiểu cơ thể mình. Nếu bạn ngủ ít hơn mà vẫn làm việc hiệu quả, tràn đầy năng lượng và khỏe mạnh thì điều đó thật sự tuyệt vời. Nhưng nếu bạn ngủ không đủ giấc và cơ thể trở nên mệt mỏi, thiếu năng lượng, thiếu sức sống thì bạn nên xem lại.
Nên hình thành thói quen đi ngủ và thức dậy vào giờ nhất định mỗi ngày, kể cả cuối tuần.
Dành thời gian nghỉ ngơi
Alan Kohll nói: “Nếu không có thời gian nghỉ ngơi thích hợp, năng suất, sức khỏe tinh thần và hiệu quả công việc nói chung của nhân viên sẽ bắt đầu bị ảnh hưởng”. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là người sử dụng lao động phải bắt đầu khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao suốt cả ngày.
Bạn không cần phải làm việc 24 giờ một ngày để hoàn thành nhiều việc hơn. Trên thực tế, nghiên cứu chỉ ra rằng nghỉ giải lao thường xuyên là điều cần thiết nếu bạn muốn tối đa hóa năng suất của mình.
Mặc dù đây có vẻ là kỹ thuật quản lý thời gian phản tác dụng, nhưng nghỉ ngơi thường xuyên tại nơi làm việc rất quan trọng đối với sức khỏe tinh thần và duy trì sự hiệu quả của công việc, bởi nếu như làm việc không nghỉ sẽ ảnh hưởng tới những quyết định của bạn và sự sáng tạo.
Vậy nên hãy dành thời gian nghỉ ngơi ở công ty bằng cách lấy một bữa ăn trưa lành mạnh hoặc duỗi chân để thư giãn đầu óc. Khi trở lại làm việc bạn sẽ thấy thoải mái và có nhiều động lực hơn trong công việc.
