Đã có lúc nào bạn suy nghĩ: Tại sao chúng ta thường cảm thấy rất áp lực trong cuộc sống cũng như trong công việc? Tại sao làm mãi đến hụt hơi mà vẫn không thể chinh phục được mục tiêu mình mong muốn?
Việc lập được một kế hoạch làm việc cụ thể, khoa học sẽ giúp cho việc giải quyết vấn đề có tính logic, tiết kiệm được thời gian, tránh xảy ra trì hoãn để chinh phục mục tiêu của bạn.
Vì sao cần phải có chiến lược?
Có phải bạn đang có rất nhiều ý tưởng, dự định, giấc mơ nhưng không biết cách làm thế nào để biến nó thành hiện thực. Những mục tiêu được đặt ra nhưng rồi không biết cách chinh phục nó. Cuộc sống qua thời gian dài vẫn không có nhiều thay đổi, và không thực sự hài lòng.
Thiết lập các chiến lược là một trong những việc quan trọng nhất để rút ngắn thời gian chinh phục mục tiêu, đó không phải là một điều quá khó khăn, phức tạp để thực hiện nhưng chúng lại không đơn giản. Có chiến lược nghĩa là việc kiểm soát cuộc sống sẽ tốt hơn và bạn sẽ đạt được sự thành công như mong đợi.
Việc lên kế hoạch chiến lược cho tương lai rất quan trọng, dù cho kế hoạch ấy có kém cỏi thế nào đi chăng nữa thì vẫn tốt hơn là không có kế hoạch nào cả. Hàng trăm ngàn người, thậm chí là hàng triệu người, khởi nghiệp với hai bàn tay trắng và đạt được thành công vang dội nhờ những nguyên tắc này. Những gì người khác làm được thì bạn cũng có thể làm được, miễn là bạn thực sự bắt tay thực hiện.
Chỉ cần bạn có chiến lược cụ thể cho mình, xác định được những mục tiêu và biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Có chiến lược cụ thể là một trong những yếu tố quyết định thành công hay thất bại của một người. Chỉ khi đó, bạn lập được kế hoạch cụ thể thì mới biết mình cần làm gì để đạt được kết quả cao.
Những người biết cách lập chiến lược tốt thường thấy rằng họ:
- Năng suất cao hơn.
- Có thêm năng lượng cho những việc họ cần hoàn thành.
- Cảm thấy bớt căng thẳng hơn.
- Có nhiều thời gian rảnh hơn để làm những việc họ muốn.
- Hoàn thành nhiều việc hơn.
- Tương tác tích cực hơn với những người khác.
- Cảm thấy tốt hơn về bản thân họ.
- Chinh phục được những mục tiêu họ đặt ra.
6 chiến lược giúp bạn rút ngắn thời gian chinh phục mục tiêu
Biết cách sử dụng thời gian của mình
Ghi chép để phân bổ thời gian là một cách hữu ích để xác định cách bạn sử dụng thời gian của mình. Ghi lại những gì bạn sẽ làm trong ngày hoặc trong một, hai tuần.
Thực hiện và đánh giá kết quả những công việc bạn đã liệt kê ra bằng cách trả lời các câu hỏi:
- Mọi thứ bạn cần làm đã hoàn thành chưa?
- Nhiệm vụ nào đòi hỏi nhiều thời gian nhất?
- Thời gian nào trong ngày khi bạn làm việc hiệu quả nhất?
- Phần lớn thời gian của bạn được dành cho đâu (tức là công việc, gia đình, cá nhân, giải trí)?
Xác định các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất của bạn và xác định xem bạn có đang đầu tư thời gian vào các hoạt động quan trọng nhất hay không có thể giúp bạn xác định lộ trình hành động. Nhận thức tốt về thời gian quan trọng cho các công việc thường ngày có thể giúp bạn thực tế hơn trong việc lập kế hoạch và ước tính lượng thời gian dành cho các hoạt động khác.
Đặt ưu tiên
Quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả đòi hỏi bạn phải phân biệt được điều gì là quan trọng và điều gì là khẩn cấp. Những nhiệm vụ quan trọng nhất thường không phải là những nhiệm vụ khẩn cấp nhất. Tuy nhiên, chúng ta có xu hướng để những nhiệm vụ cấp bách chi phối cuộc sống của mình.
Bạn cần phải biết cách phân loại các hoạt động trong Ma trận quản lý thời gian của bạn: Khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng.
Bạn nên thực hiện các hoạt động vừa khẩn cấp vừa quan trọng trước, dành ít thời gian hơn cho các hoạt động không quan trọng (bất kể mức độ khẩn cấp của chúng) để dành thời gian cho các hoạt động không khẩn cấp nhưng quan trọng. Tập trung vào những hoạt động quan trọng này cho phép bạn kiểm soát tốt hơn thời gian của mình và có thể giảm số lượng nhiệm vụ quan trọng trở nên khẩn cấp.
Tạo danh sách “việc cần làm” là một cách dễ dàng để sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc. Cho dù bạn cần một danh sách hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng tùy thuộc vào lối sống của bạn. Hãy cẩn thận để việc lập danh sách không vượt quá tầm kiểm soát.
Liệt kê các công việc có thể quản lý thay vì mục tiêu hoặc kế hoạch nhiều bước. Xếp hạng các mục trong danh sách “việc cần làm” của bạn theo thứ tự ưu tiên (cả quan trọng và khẩn cấp).
Bạn có thể chọn nhóm các mục theo các danh mục như mức độ ưu tiên cao, mức độ ưu tiên trung bình hoặc mức độ ưu tiên thấp; đánh số thứ tự chúng mức độ ưu tiên.
Danh sách “việc cần làm” được ưu tiên cho phép bạn thiết lập các ranh giới để bạn có thể nói “không” với các hoạt động không phù hợp với các ưu tiên cơ bản của bạn.
Đó cũng là một cách để giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc hơn.
Sử dụng Công cụ lập kế hoạch
Sử dụng công cụ lập kế hoạch cá nhân là một trong những cách để cải thiện năng suất của mình. Các công cụ lập kế hoạch cá nhân bao gồm bảng lập kế hoạch, lịch, ứng dụng điện thoại, nhật ký bỏ túi và sổ ghi chép. Viết ra các nhiệm vụ, lịch trình và các mục cần nhớ có thể giúp bạn giải phóng tâm trí để tập trung vào các ưu tiên của mình.
Khi sử dụng công cụ lập kế hoạch:
- Luôn ghi lại thông tin của bạn.
- Xem lại công cụ lập kế hoạch của bạn hàng ngày.
- Giữ một danh sách các ưu tiên của bạn trong công cụ lập kế hoạch của bạn và kiểm tra nó thường xuyên.
- Đồng bộ hóa các công cụ lập kế hoạch. Nếu bạn sử dụng nhiều công cụ lập kế hoạch, hãy đảm bảo rằng các công cụ đó đều khớp với nhau.
Liệt kê những khó khăn, rào cản phải vượt qua
Khi bắt tay vào thực hiện các mục tiêu mà bạn đã đặt ra, sẽ luôn xuất hiện những khó khăn những rào cản, cản trở trên hành trình hoàn thành nó. Chính vì vậy trong bước số 4 này bạn cần liệt kê ra những khó khăn, rào cản mà bản thân cần vượt qua và những thứ cần có để chinh phục những mục tiêu đó.
Bạn nên nhớ những khó khăn và thử thách là một phần tất yếu của cuộc sống nếu chính chúng ta không chịu chỉ mặt, gọi tên nó ra thì sẽ mãi mơ hồ và có có phương pháp vượt qua nó.
Chính vì vậy, khi đứng trước mỗi mục tiêu của mình, bạn hãy dành ra thời gian phân tích xem bản thân cần vượt qua những rào cản gì để có thể hoàn thành nó nhé.
Đưa ra giải pháp để vượt qua từng rào cản đó
Hầu hết những khó khăn đang diễn ra trong cuộc sống chúng ta thì ngoài kia rất nhiều người đã gặp và cũng rất nhiều người đã vượt qua nó. Và việc chúng ta cần là tìm cách vượt qua nó.
Bạn có thể vượt qua bằng việc tự bản thân trải nghiệm hoặc thông minh hơn là học hỏi từ những người có kinh nghiệm hơn mình để rút ngắn thời gian và công sức.
Chính vì vậy ở trong bước số 5 trong các bước để rút ngắn thơi gian chinh phục mục tiêu này bạn cần nghiêm túc tìm kiếm những thông tin, giải pháp, khóa học, người thầy, cuốn sách… để giúp chúng ta vượt qua những khó khăn đã liệt kê.
Thậm chí chúng ta cần đầu tư tiền để học hỏi trực tiếp kinh nghiệm của những người đang có kết quả mình mong muốn để có thể hoàn thành mục tiêu nhanh chóng hơn.
Khi bạn tích cực học hỏi từ những người thấy, những cuốn sách, thì cuộc sống của bạn sẽ bắt đầu thay đổi. Công việc của bạn sẽ dần ổn định và thành công hơn.
Có một điều chắc chắn rằng trong cuộc sống muốn thành công hơn chính mỗi chúng ta cần phải tìm ra và bên cạnh những người giỏi hơn mình, hãy đầu tư thời gian tiền bạc và công sức để học hỏi nhanh chóng những con người tuyệt thì bản thân sẽ tiến bộ một cách nhanh chóng và dễ dàng vượt qua những mục tiêu đề ra.
Cam kết hành động, liên tục tiến lên chinh phục những mục tiêu mới.
Khi đã thực hiện 5 bước trên bản thân chúng ta đã rõ ràng những chiến lược cho các mục tiêu cần đạt được, cũng đã học hỏi và có những giải pháp cho chính mình để vượt qua những rào cản trong hành trình đó.
Mọi người từ bỏ nhiệm vụ vì nhiều lý do. Có lẽ nhiệm vụ có vẻ quá sức hoặc khó chịu. Nhưng việc quan trọng nhất của bạn là chỉ cần tập trung, cam kết liên tục hành động để hoàn thành những mục tiêu đề ra. Đây là bước cuộc cùng nhưng nó cũng là bước then chốt để tạo ra những kết quả.
Có rất nhiều người đặt ra mục tiêu nhưng không làm nó, hoặc tham gia những khóa học để chinh phục những mục tiêu của bản thân nhưng rồi không chịu học tập nghiêm túc, đào sâu để áp dụng nó vào trong cuộc sống của mình.
Kỷ luật bản thân, kiên trì cam kết hành động đến cùng cho đến khi hoàn thành mục tiêu đó là một phần không thể thiếu trong những con người thành công.
Tôi đã và đang nỗ lực mỗi ngày, hy vọng rằng bạn cũng vậy.
Lời Kết
Dù bạn sử dụng chiến lược quản lý thời gian nào, hãy dành thời gian để đánh giá xem chúng đã mang lại hiệu quả như thế nào cho bạn. Bạn có cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình không? Bạn có đang hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất trong cuộc đời mình không? Bạn có đang đầu tư đủ thời gian cho cuộc sống cá nhân của mình không?
Nếu câu trả lời là không cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, thì hãy đánh giá lại các chiến lược quản lý thời gian của bạn và thay đổi những chiến lược phù hợp hơn với bạn.
Quản lý thời gian thành công sẽ giúp bạn rút ngắn được thời gian đến vạch đích cuối cùng để có một tương lai tốt đẹp hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc để xem mình đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa. Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh mất thời gian quý báu nữa.
“Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.” – Benjamin Franklin.
Xem thêm: 7 Tips Giúp Bạn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Trong Cuộc Sống
